À l’ère du tout numérique et des entreprises en multisite, les réunions de gestion ou de conseil d’administration peuvent être contraignantes pour les participants. Les déplacements à travers la France et les séjours multiples dans les hôtels de la ville hôte nécessitent une préparation considérable pour vos équipes.
Grâce à la visioconférence, vous pouvez désormais tenir un conseil d’administration ou de surveillance tout en garantissant la conformité légale de ce type de réunion. Nous vous avons détaillé les étapes pour réussir vos réunions de direction par des moyens de visioconférence. Mais tout d’abord qu’est qu’un conseil d’administration ?
Qu’est qu’un conseil d’administration ?
Un conseil d’administration est un groupe gouvernant une organisation, généralement une entreprise, une association, une institution publique ou une entité à but lucratif ou non lucratif. Son rôle principal est de superviser la direction générale de l’organisation et de prendre des décisions importantes concernant sa stratégie, ses politiques et ses activités.
Planification préliminaire
Avant de tenir un conseil d’administration ou de surveillance par visioconférence, il est essentiel de bien planifier la réunion. Pour commencer, fixez une date et une heure qui conviennent à tous les membres du conseil. Assurez-vous que cette date est suffisamment à l’avance pour que chacun puisse s’organiser. Informez ensuite les membres du conseil de la tenue de la réunion par visioconférence et vérifiez leur disponibilité à cette date. La communication proactive est cruciale.
Choisir un système de visioconférence
La sélection du système de visioconférence appropriée est une étape importante. Il existe de nombreuses options, notamment Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, et d’autres solutions professionnelles. Assurez-vous de choisir une plateforme fiable et compatible avec les besoins de votre conseil. De plus, assurez-vous que tous les membres sont familiarisés avec l’utilisation de cette plateforme et qu’ils disposent des informations de connexion nécessaires.
Convocation et communication
Envoyez une convocation officielle par e-mail aux membres du conseil, indiquant la date, l’heure, et le lien de la visioconférence. Assurez-vous que les participants ont les informations nécessaires pour rejoindre la réunion.
Configuration de la visioconférence
Vérifiez que chaque membre peut utiliser les outils de visioconférence recommandés, tels que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ou d’autres.
Désignez un modérateur ou un président de séance pour la réunion.
Déroulement de la réunion
Commencez la réunion à l’heure convenue.
Suivez l’ordre du jour établi.
Encouragez la participation active en utilisant des fonctionnalités de visioconférence comme le partage d’écran ou les sondages.
Enregistrez la réunion si nécessaire.
Prise de décisions
Assurez-vous que chaque membre a la possibilité de voter ou de s’exprimer lorsque des décisions doivent être prises.
Utilisez la fonction de vote électronique ou demandez aux membres de lever virtuellement la main pour exprimer leur vote.
Clôture de la réunion
Résumez les décisions prises et les prochaines étapes.
Fixez la date et l’heure de la prochaine réunion, le cas échéant.
Remerciez les participants et terminez la visioconférence.
Suivi
Distribuez le compte rendu de la réunion aux membres du conseil.
Assurez-vous que les actions convenues sont mises en œuvre.
N’oubliez pas de suivre les recommandations sur l’équipement et la bande passante pour garantir une visioconférence sans problème. L’utilisation de la technologie de visioconférence appropriée, telle que des écrans, des microphones, et des caméras de qualité, est essentielle pour assurer une communication fluide entre les participants.
Tenir vos réunions de conseil d’administration ou de surveillance par visioconférence peut présenter des défis techniques et de communication. La planification minutieuse et l’utilisation d’outils appropriés sont essentielles pour garantir une réunion productive et efficace.